Polityka prywatności

Publikujemy ten dokument w celu wyjaśnienia powodów, dla których gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w ramach prowadzonej przez nas działalności.

1. Co to są dane osobowe?

Są to wszystkie informacje, które pozwalają bez większego wysiłku odróżnić jedną osobę od pozostałych. Mogą one dotyczyć zarówno wprost tej osoby (takie jak jej imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, a czasem nawet adres e-mail lub konto internetowe), jak też takie, które nie opisują jej bezpośrednio. Przykładowo dotyczą jej cech, stanu zdrowia, poglądów, miejsca zamieszkania, nałogów, rasy lub wyznania.

2. O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku?

Są to dane, które przekazują nam nasi Klienci, Kontrahenci, Współpracownicy oraz Pracownicy, w związku z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami lub zatrudnieniem. Dane te są przez nas przetwarzane.

3. Co to znaczy przetwarzanie danych?

Przetwarzanie danych to wszelkie czynności jakie możemy wykonać z danymi osobowymi – związane zarówno z ich aktywnym wykorzystaniem, takim jak gromadzenie, pobieranie, utrwalanie, łączenie, modyfikowanie czy też udostępnianie, jak również działaniem pasywnym, takim jak przechowywanie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

4. Kto jest Administratorem Danych (to znaczy ma wpływ na ich przetwarzanie oraz bezpieczeństwo)?

Administratorem Waszych danych jest SIMEX Sp. z o.o., z siedzibą w Gdańsku (80-556), ul. Wielopole 11 reprezentowany przez Pana Daniela SMOLNICKIEGO.

5. Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej. Podstawą taką może być Twoja zgoda na przetwarzanie danych lub inne pozwalające na to zapisy prawne, zawarte w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określanym jako „RODO”).

Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w kilku różnych celach, przykładowo:

• Jeżeli jesteś naszym Klientem lub osobą zainteresowaną skorzystaniem ze świadczonych przez nas usług lub produktów, Twoje dane przetwarzamy w związku z zawartą z Tobą umową lub w ramach przygotowań do zawarcia takiej umowy. Odbywa się to zawsze za Twoją wiedzą i wolą. Wyrażając zamiar zawarcia umowy, wiesz jakie dane osobowe będą potrzebne do jej podpisania, a po jej podpisaniu masz wiedzę, jakie dane w tym celu przekazałeś lub przekażesz w okresie późniejszym.
• Jeżeli jesteś Użytkownikiem oferowanych przez nas usług np. odbiorcą newslettera lub klientem elektronicznego Biura Obsługi Klienta/klientem sklepu internetowego – Twoje dane przetwarzamy w oparciu o udzieloną przez Ciebie zgodę. Wyrażasz ją zaznaczając odpowiednie pola w przygotowanym przez nas internetowym formularzu. Twoja zgoda jest dobrowolna – pamiętaj, że możesz w każdej chwili ją cofnąć. W takim przypadku zaprzestaniemy świadczenia Ci usługi oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane.
• Możemy też przetwarzać Twoje dane w związku z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa osób i obiektów lub bezpieczeństwa sieci i informacji. Jest to nasz prawnie uzasadniony interes. Jeśli w tym celu będzie stosowany monitoring wizyjny, zostaniesz o tym poinformowany w formie odpowiednich tabliczek informacyjnych lub piktogramów.
• Jeżeli jesteś zainteresowany podjęciem pracy u nas, Twoje dane przetwarzane są w postaci nadesłanej przez Ciebie aplikacji lub CV. Odbywa się to za Twoją wiedzą i pisemną zgodą, którą możesz w każdej chwili cofnąć. W takim przypadku Twoja kandydatura nie zostanie przez nas rozpatrzona oraz niezwłocznie usuniemy wszystkie podane przez Ciebie dane. Natomiast z chwilą zatrudnienia się u nas, dalsze zasady przetwarzania danych oraz obowiązkowy zakres ich przekazania i dalszego przez na przetwarzania określają przepisy prawa pracy.

6. Komu przekazujemy Twoje dane?

Zgodnie z obowiązującym prawem Twoje dane możemy przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. operatorom pocztowym, firmom kurierskim oraz podwykonawcom naszych usług. Mamy tez obowiązek udostępnić je na żądanie podmiotów uprawnionym do tego na podstawie innych przepisów prawa, np. sądom lub organom ścigania. Udostępnienie nastąpi jednak tylko wtedy, gdy zwrócą się one do nas z wnioskiem w tej sprawie, wskazując prawo, które im na takie żądanie zezwala.

W sytuacjach szczególnych przewidujemy możliwość przekazywania danych naszych klientów poza obszar gospodarczy Unii Europejskiej (np. do Stanów Zjednoczonych). W ramach prowadzonej przez nas działalności handlowej stosujemy mechanizm Google reCAPTCHA do sporadycznego badania, czy zachowania użytkowników naszej platformy handlowej nie noszą znamion zachowań robotów internetowych. Mechanizm ten ma zapobiegać takim działaniom. W takim przypadku możemy przekazać Twój adres IP Google LLC. Przekazanie takie będzie jednak realizowane w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne w postaci certyfikatu „Privacy Shield” zatwierdzonego w dniu 12 lipca 2016 r. przez Komisję Europejską jako zasady przekazywania danych osobowych z UE do USA.

Ponadto Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich w związku z:

• działaniami podejmowanymi na serwisach społecznościowych oraz wykorzystaniem wtyczek i innych narzędzi pochodzących z tych serwisów (m.in. Facebook, Twitter, Google+),
• wykorzystaniem narzędzi analitycznych i służących zanonimizowanemu śledzeniu zachowań użytkowników, w szczególności takich jak Google Analytics, Gemius Traffic, Chartbeat,
• wykorzystaniem platform reklamowych służących pozyskaniu środków na utrzymanie serwisów internetowych (w szczególności: Google adsense). Na terenie Unii Europejskiej, dzięki RODO, którego tekst jest dostępny pod adresem:

  http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=OJ:L:2016:119:TOC masz zapewniony identyczny poziom ochrony Twoich danych we wszystkich krajach członkowskich unii.

7. Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Przykładamy bardzo dużą uwagę do tego aby ograniczyć do niezbędnego minimum zakres gromadzonych przez nas danych, jak też czas ich przetwarzania. W tym celu wykonujemy systematyczne przeglądy posiadanych dokumentów papierowych i elektronicznych, usuwając zbędne, których czas przydatności minął. Pamiętaj, że o czasie przetwarzania Twoich danych, zależnie od podstawy w oparciu o którą je uzyskaliśmy, mogą decydować odrębne – niezależne od nas przepisy prawne, które mogą nakładać na nas obowiązek przechowywania Twoich danych, niezależnie od Twojej woli lub chęci. Przykładem może być prawo pracy, prawo ubezpieczeń społecznych czy przepisy dotyczące rachunkowości.

Jeśli posiadane przez nas dane miałyby zostać wykorzystane w innym celu, niż w ten w którym zostały one pozyskane, zawsze zostaniesz przez nas o tym poinformowany i będziesz mógł się temu sprzeciwić.

8. Jakie masz prawa w stosunku do Twoich danych?

Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe, zawsze masz prawo do:

• żądania dostępu do danych,
• ich sprostowania,
• żądania usunięcia,
• lub ograniczenia czynności przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• przenoszenia danych, w tym uzyskania ich kopii.

Wszystkie te prawa szczegółowo zostały omówione w art. 15 do 21 RODO, którego tekst jest dostępny pod adresem:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=OJ:L:2016:119:TOC

Możesz także wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, w takim przypadku niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe, jeśli tylko nie wystąpi obowiązek prawny nakazujący nam ich dalsze przetwarzanie. Przykładowo jeśli zażądasz likwidacji swoich danych w dokumentacji kadrowej, niezwłocznie usuniemy z bazy Twoje dane. Jednak jeśli zakupiłeś u nas towar lub usługę, zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości, będziemy nadal je posiadać w swojej dokumentacji finansowo-księgowej i przetwarzać przez okres 5 kolejnych lat kalendarzowych, licząc od daty zakupu.

Jeśli uznasz, że w jakikolwiek sposób – czego oczywiście nie chcemy – naruszyliśmy Twoje prawa, lub nie zapewniliśmy bezpieczeństwa Twoim danym osobowym, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym obecnie jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Polityka plików cookies

Pliki „cookies”, zwane też swojsko “ciasteczkami” to malutkie pliki tekstowe, przechowywane w przeglądarce internetowej użytkownika strony. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowaną do jego indywidualnych preferencji. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Dostęp do tych informacji z naszej strony mają także podmioty powiązane oraz nasi zaufani partnerzy, którzy wykorzystują je do personalizowania treści i reklam.

Używamy plików cookies w celu:

• administrowania serwisem,
• poprawy jakości świadczonych usług, w tym dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika,
• utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do Twoich indywidualnych potrzeb),

Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi.

Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do Internetu oraz w „Polityce cookies”.

W ciasteczkach nie zapisujemy twojego adresu, czy innych danych osobowych.

Ciasteczka przez nas stosowane dzielą się na:

• Niezbędne do działania serwisu - na przykład do logowania się i dopasowania wyglądu serwisu, do zapamiętania zgody RODO, czy też wymagane przez serwery i systemy cachujące i ustawiane automatycznie. Ich nie można nigdy zablokować i jego to zgodne z zasadami RODO.
• Ciasteczka wydajnościowe - na przykład służące do sprawdzania statystyk
• Funkcjonalne - używane przez dostawców naszych usług np. zewnętrznego czata. Ich wyłączenie zablokuje te dodatkowe funkcje.
• Targetujące - służące do lepszego dopasowania czyli personalizacji reklam. Ich wyłączenie nie zablokuje reklam, tylko spowoduje to, że nie będą dopasowane do Ciebie

Pełną kontrolę nad ciasteczkami zapewnia przeglądarka:

• Jeżeli używasz przeglądarki Google Chrome, to ustawienia dotyczące cookies możesz zmienić tutaj
• Jeżeli używasz przeglądarki Microsoft Internet Explorer, to ustawienia dotyczące cookies możesz zmienić tutaj
• Jeżeli używasz przeglądarki Mozilla Firefox, to ustawienia dotyczące cookies możesz zmienić tutaj
• Jeżeli używasz przeglądarki Opera, to ustawienia dotyczące cookies możesz zmienić tutaj
• Jeżeli używasz przeglądarki Safari, to ustawienia dotyczące cookies możesz zmienić tutaj

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz informacja o profilowaniu.

Informujemy, że Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację.

Profilowanie danych osobowych przez SIMEX Sp. z o.o. polega na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o Tobie, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań.

Podczas zakładania konta w naszym sklepie internetowym zostałeś powiadomiony o realizowanym przez nas profilowaniu, jesteś tego świadom i wyraziłeś na to swoją dobrowolną zgodę. Zostałeś powiadomiony o zasadach zautomatyzowanego podejmowania decyzji a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla Twojej osoby. Posiadasz także wiedzę o możliwości wniesienia sprzeciwu wobec profilowania a także o prawie do dostępu przetwarzanych danych.

11. Jak chronimy Twoje dane?

W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych stosujemy wymagane prawem środki organizacyjne i techniczne. W naszej siedzibie zainstalowaliśmy niezbędne zabezpieczenia fizyczne, aby uniemożliwić dostęp do danych osobom nieuprawnionym. Nasi pracownicy posiadają wymagane upoważnienia oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych. Nasi współpracownicy posiadają stosowne umowy powierzenia przetwarzanych danych oraz mogą przetwarzać dane w sposób ograniczony, tzn. tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków służbowych.

Bezpieczeństwo Twoich danych przekazywanych drogą elektroniczną zapewnia stosowany przez nas 128-bitowego protokołu bezpieczeństwa SSL. Jego symbolem graficznym jest zielona kłódka wyświetlająca się w przeglądarce internetowej przy adresie naszej strony. Dzięki szyfrowaniu strony przed jej przesłaniem, możesz mieć pewność, iż wchodzisz na naszą stroną, która nie została w żaden sposób zmodyfikowana w trakcie, gdy podróżowała do Ciebie przez Internet.

12. Dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych

We wszystkich kwestiach dotyczących ochrony danych osobowych reprezentuje nas Menadżer ds. Bezpieczeństwa Informacji mgr inż. Edward Dybowski, z którym zawarliśmy umowę w tej sprawie.
Kontakt z nim jest możliwy pod adresem e-mail: daneosobowe@simex.pl lub biuro@zsubhp.pl